Bedriftsbudsjett – tingene alle bør vite om



Det er en relativt liten del av personalet som kommer til å håndtere selskapets bedriftsbudsjett direkte, men det vil likevel påvirke alle – uavhengig av jobbtittel. Alle de ansatte bryr seg naturligvis om fortjenesten til selskapet, og at jobbene deres forblir sikre i fremtiden. Derfor kan det å gå gjennom budsjettet være en av de mest interessante delene av de månedlige møtene og kick-offs. Det er også viktig for bedriftsledere at alle de ansatte viser en interesse for bedriftsbudsjettet, lærer det og forholder seg til det. Så hvordan får man de ansatte til å bry seg om bedriftsbudsjettet? Hvordan planlegger man budsjettet, og hvordan sporer man implementeringen? I det følgende vil vi ta en nærmere titt på disse tingene.

two colleagues side by side

Bedriftsbudsjettet er selve grunnmuren for all drift

Bedriftsbudsjettet er et anslag av de månedlige eller årlige utgiftene, inntektene og de økonomiske resultatene til bedriften. I likhet med rapportering, er hovedfunksjonen til bedriftsbudsjettet å bidra til beslutningene som tas og planleggingen i selskapet. Uten et budsjett vil ikke de ansatte ha noen idé om den økonomiske statusen til selskapet, hverken i dag eller i fremtiden. Det er med andre ord umulig å vite hvordan ting står til, og hva fremtiden vil bringe. Hvordan skal du kunne fatte noen beslutninger angående nyansettelser eller lansere en ny produktserie i en slik situasjon?

Mange har kanskje hørt påstanden om at budsjettering er unødvendig i den hektiske, moderne verden, hvor man alltid trenger respons i sanntid. Men dette er ikke sant, ettersom budsjettering og nøyaktige prognoser av selskapets framtid kanskje er viktigere enn noen gang. Det er imidlertid sant at man ikke kan ta til takke med et årlig budsjett i dagens verden, hvis dette er statisk, unøyaktig og kun hviler på sine laurbær. Fleksibilitet, tolkning av omgivende signaler og evnen til å handle raskt er viktige egenskaper i dagens budsjettering. Budsjettering og prognoser bør anses som en kontinuerlig prosess i stedet for et prosjekt som gjøres én gang i året.

Bedriftsbudsjett: Årlig eller rullerende prognose?

Det finnes like mange eksempler på bedriftsbudsjetter som det finnes selskap – men de følger de samme prinsippene. Vanligvis innebærer budsjettering å utarbeide et årlig budsjett. Det årlige budsjettet setter rammene for det kommende året. Selv om vi lever i en hektisk og moderne verden, og selskaper ofte er nødt til å justere budsjettene sine på et blunk, er det viktig å utarbeide et offisielt årlig budsjett. Det årlige budsjettet er en langsiktig plan for hvordan man skal gjennomføre strategiene til selskapet, så vel som et verktøy for økonomistyring som gir gode forutsetninger for å ta gode beslutninger.

Det årlige budsjettet er nesten som blåkopien av et hus. Målet er å bygge huset akkurat slik det er tegnet, men det kan gjøres endringer underveis. Det årlige budsjettet er altså ikke en oppskrift som er skrevet i stein, og som man skal følge blindt. Det kan endres og justeres etter nye prognoser gjennom hele året. Uten kontinuerlige prognoser og overvåking, vil man ikke merke fordelene med å ha et budsjett – uansett hvor nøye det er utformet.

Hva betyr rullerende prognoser? I rullerende prognoser trenger ikke syklusen til økonomiplanleggingen nødvendigvis være et kalenderår eller et regnskapsår, men heller en forhåndsbestemt tidsramme. Man legger til måneder i prognosen når man har lagt sammen resultatene fra de forrige månedene. Ved å utarbeide rullerende prognoser har selskapet alltid oppdatert og nøyaktig informasjon. En potensiell risiko er at det blir vanskeligere å se det helhetlige bildet, spesielt dersom tidsrammene i prognosen er for korte, og prognosene ikke er nøyaktige nok.

workplace team

Budsjettet til et selskap er viktig for hele organisasjonen

Når man utformer og oppdaterer et bedriftsbudsjett, bør det fremstilles på en tydelig og åpen måte, og være basert på realistiske estimater. Dette vil gjøre det mer sannsynlig at de ansatte forplikter seg til budsjettet og de felles målene. Det å sette opp et budsjett bør anses som et samarbeid i stedet for en ferdiglaget, ensidig økonomisk prognose som presenteres for de ansatte. I en perfekt situasjon vil de ansatte delta i utarbeidelsen av budsjettet, og de blir hørt når de kommer med sine anslag for den økonomiske utviklingen i sitt domene. Så snart bedriftsbudsjettet er klart, bør ledelsen forklare budsjettutregningene når det trengs: Hva er tallene basert på, og hvilke ting vil de påvirke? Hvis målet med budsjettet inkluderer utbetaling for ytelser eller bonuser, er det viktig at de anses som rettferdige og oppnåelige.

Derfor er selskapets budsjett et samarbeid mellom alle i hele organisasjonen. Moderne verktøy bidrar til å implementere en budsjetteringsprosess «nedenfra og opp» i organisasjonen, noe som gjør det enklere for de ansatte å engasjere seg. Når inndataene i prognosene desentraliseres i hele organisasjonen, blir de også mer nøyaktige. En annen fordel med deltakende budsjettering, i tillegg til engasjerte ansatte og mer nøyaktige prognoser, er at avdelingen for økonomistyring får mer tid til å analysere data og forberede ulike scenarioer.

Vi kan hjelpe deg med budsjettering og prognoser.